Überblick: Betriebsprüfungspraxis in Deutschland
Betriebsprüfung: Gute Vorbereitung ist alles
Nach Erhalt der Ankündigung einer Betriebsprüfung, der Prüfungsanordnung, beginnt bei den Unternehmen eine arbeitsintensive Zeit der Vorbereitung und - abhängig von den bisherigen Erfahrungen - auch eine Zeit der Ungewissheit und manchmal auch Befürchtungen. Bis zum angesetzten Prüfungstermin gibt es viel vorzubereiten: International tätige Unternehmen müssen eine Verrechnungspreisdokumentation vorlegen. Steuerlich relevante Dokumente, Belege und Aufzeichnungen müssen so geordnet werden, dass sie während der Prüfung schnell gefunden werden können. Neben diesen Beobachtungen belegt die dritte und neueste Auflage unserer Studie zur Praxis der Betriebsprüfungen in Deutschland außerdem:
Für mehr als die Hälfte der Unternehmen (54 %) münden Betriebsprüfungen trotz dieser Vorbereitung in einer Feststellung.
Abb. 1 Höhe der steuerlichen Mehrbelastungen durch Anpassungen nach der letzten Betriebsprüfung
Die meisten dieser Unternehmen (60 %) sahen sich in der Folge mit einer steuerlichen Mehrbelastung von bis zu 1 Million Euro konfrontiert.
Je umsatzstärker ein Unternehmen ist, desto drastischer können unserer Studie zu Folge die Feststellungen ausfallen: Höhere steuerliche Mehrbelastungen traten vorwiegend bei Unternehmen ab einer Umsatzgrößenklasse von 500 Millionen Euro auf. Beachtlich ist dabei, dass 5 % der befragten Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 1 Milliarde Euro und mehr angaben, dass sie im Zuge der letzten Betriebsprüfung steuerliche Mehrbelastungen von 50 Millionen Euro und mehr zu verkraften hatten. Trotz Steuernachzahlungen erzielten Unternehmen in neun von zehn Fällen jedoch eine Einigung zu den Feststellungen mit den Finanzbehörden, ohne dass der Weg zum Finanzgericht beschritten werden muss. Lediglich 19 % der befragten Unternehmen gaben an, keine nennenswerten Mehrbelastungen oder sogar Rückerstattungen erhalten zu haben: Die meisten davon sind kleinere Unternehmen der Umsatzgrößenklasse von 500 Millionen Euro und weniger (25 %).
Abb. 2 Höhe der steuerlichen Mehrbelastungen abhängig von der Größe des Unternehmens
Schwerpunkte in Betriebsprüfung und Mehrergebnissen
In welchen Bereichen kam es im Zuge der letzten Betriebsprüfung aber zu wesentlichen Mehrergebnissen? Laut der von uns befragten Unternehmen fanden sich diese insbesondere im Bereich des Bilanzsteuerrechts, zu je rund einem Drittel bei der Bilanzierung von Anlagevermögen (29 %) und bei der Bilanzierung und Bewertung von Rückstellungen (28 %). Besonders häufig scheint dies bei größeren Unternehmen der Umsatzklassen ab 500 Millionen Euro und mehr der Fall zu sein: Wir beobachten hier eine Häufigkeit zwischen 30 % bis hin zu beinahe 40 % bei den betreffenden Unternehmen.
Bei rund einem Viertel der befragten Unternehmen kam es ferner zu wesentlichen Mehrergebnissen im Bereich der laufenden Abschreibungen (26 %), der Bilanzierung und Bewertung des Umlaufvermögens (24 %) sowie der Abzugsfähigkeit von Betriebsausgaben mit erhöhten Dokumentationsanforderungen, wie z.B. bei Bewirtungsaufwendungen (24 %).
Mehrergebnisse im Bereich der laufenden Abschreibungen scheinen auch kleinere Unternehmen zu treffen: Hier gab rund jedes dritte Unternehmen (27 %) mit einem Jahresumsatz von weniger als 500 Millionen Euro an, von Mehrergebnissen betroffen gewesen zu sein. Dagegen scheint das Thema Abzugsfähigkeit von Betriebsausgaben Unternehmen aller Umsatzgrößenklassen gleichermaßen zu treffen. Ähnliches trifft für die Bilanzierung des Umlaufvermögens zu.
Sehr selten kam es hingegen zu Mehrergebnissen in den Bereichen Anerkennung der ertragssteuerlichen Organschaft (8 %), Untergang von Verlustvorträgen (7 %), Abzugsfähigkeit von Schuldzinsen in Folge der Zinsschranke (6 %) sowie Versagung der Buchwertfortführung bei Umwandlungen (2 %).
Abb. 3 Mehrergebnisse
„Im Bereich des Ertragssteuerrechts sind es weiterhin die “klassischen Themen”, welche zunächst im Vordergrund stehen.”
So ernüchternd diese Ergebnisse auf den ersten Blick wirken – sie bergen auch eine wichtige Erkenntnis: Es braucht eine gute Vorbereitung, klare Prozesse und Strukturen, transparentes Datenmanagement sowie digitale Tools, um die eigene Steuerfunktion effizient zu managen – und nicht zuletzt gut vorbereitet zu sein, wenn die Betriebsprüfung anklopft. Das kann einem eine Menge Ärger, Zeit und Geld ersparen. Dass eine Betriebsprüfung reibungslos über die Bühne gehen kann, belegt unsere Studie dabei ebenso: Immerhin 41 % der Unternehmen gaben an, dass sich aus ihrer letzten Betriebsprüfung keine Feststellungen ergaben. Gleichzeitig hat die Zahl der Unternehmen, die nach der letzten abgeschlossenen Betriebsprüfung steuerliche Mehranpassungen hinnehmen mussten, über die letzten Jahre deutlich abgenommen:
Zum Zeitpunkt unserer letzten Erhebung (2018) mündete eine Prüfung noch bei drei von vier Unternehmen (75 %) in einer Nachzahlung, wobei die Verteilung je nach Unternehmensgröße variierte. 2022/23 kam es hingegen nur noch bei 54 % der Unternehmen zu Feststellungen. Einen Grund für diese positive Entwicklung sehen wir in der zunehmenden Digitalisierung der Steuerfunktionen und auch der Prüfer:innen: Dank digitaler und technologischer Hilfsmittel können Finanzämter große Mengen an Daten effizient auswerten, Branchen und Unternehmen miteinander vergleichen und Abweichungen erkennen – und schließlich gezielt solche Unternehmen herausfiltern, die einen zweiten Blick durch eine Betriebsprüfung mit Blick auf mögliche Feststellungen im wahrsten Sinne des Wortes „wert“ sein könnten. Aber auch Unternehmen rüsten auf, um steuerliche Prozesse schlanker und effizienter zu gestalten.
Digitalisierung beschleunigt Verfahren
Ein weiterer Aspekt fällt in Bezug auf die Betriebsprüfung auf: Die Prüfungsdauer. Rund jedes dritte Unternehmen (35 %) benötigt ein bis drei Jahre, um eine Außenprüfung abzuschließen. Jedes vierte Unternehmen (26 %) kann die Betriebsprüfung in weniger als 12 Monaten abschließen. Auffällig ist dabei jedoch, dass Unternehmen der Umsatzgrößenklasse ab 1 Milliarde deutlich schneller zu einem Prüfungsabschluss zu kommen scheinen: Hier schafft es jedes zweite Unternehmen (49 %) innerhalb von zwölf Monaten durch die Betriebsprüfung. Insbesondere Unternehmen des öffentlichen Sektors werden dabei schneller geprüft. Dagegen ziehen sich bei Unternehmen mit einer Umsatzgröße von 500 Millionen Euro und mehr Betriebsprüfungen am häufigsten länger als vier Jahre hin (27 %).
Abb. 4 Folgewirkung von Betriebsprüfungen
Insgesamt lässt sich festhalten, dass sich vor der Pandemie 2020 noch ein deutlich anderes Bild ergab: So konnten nur 4 % bis 7 % der Unternehmen eine Betriebsprüfung innerhalb von zwölf Monaten abschließen. Die deutliche Mehrheit, mindestens jeder zweite Betrieb, benötigte für die Prüfung ein bis drei Jahre. Heute benötigt nur noch jedes dritte Unternehmen ein bis drei Jahre für die Buchprüfung.
Abb. 5 Dauer des Betriebsprüfungszeitraumes
Viele Unternehmen holen sich externe Unterstützung
Es fällt auch der zunehmende Einsatz externer Expert:innen auf. Unsere Daten legen nahe, dass sich mit der Coronapandemie mehr Unternehmen zunehmend dafür entschieden haben, Betriebsprüfungen durch externe Expertise betreuen zu lassen: Waren es vor der Pandemie lediglich 13 % bis 16 % der Firmen, ließ jedes dritte Unternehmen, dessen Prüfung 2022/23 endete, seine Prüfung extern betreuen (32 %).
Dabei zeigt sich ein gemischtes Bild: Über alle Umsatz-Segmente hinweg zeigt sich, dass jedes vierte Unternehmen (40 %) bei einer Außenprüfung externe Beratung zu seiner internen Expertise hinzuholt und diese somit gleichermaßen durch interne und externe Teams betreuen lässt.
Rund ein Drittel der Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 500 Millionen Euro und mehr (30 %) lässt ihre Betriebsprüfungen sogar „hauptsächlich extern“ betreuen. Dagegen scheint die Hälfte der Unternehmen mit einer Umsatzgröße von 100 bis 500 Millionen Euro pro Jahr hauptsächlich auf ihre interne Betreuung zu setzen (48 %).
Sehr ausgewogen geht es im Bereich der Unternehmen mit einer Jahresumsatzgröße von weniger als 100 Millionen Euro zu: Rund ein Drittel (34 %) der Betriebe lässt die Betriebsprüfungen gleichermaßen intern und extern betreuen, ein weiteres Drittel (35 %) „hauptsächlich intern“ und ein Drittel (31 %) hauptsächlich extern. Dagegen scheinen Unternehmen ab einer Umsatzgröße von 1 Milliarde Euro und mehr verstärkt auf interne Expertise zurückzugreifen.
Den Trend zu externer – und damit auch spezialisierter – Unterstützung und Beratungsdienstleistung führen wir auf zwei Gründe zurück: Zum einen fällt es aufgrund der zunehmenden Komplexität der Steuerlandschaft selbst breit aufgestellten Steuerfunktionen mit versierten Fachexpert:innen zunehmend schwerer, alle steuerliche Fragen inhaltlich und kapazitätsmäßig zu beantworten. Ändern sich Gesetzgebungen, ruft der Vorstand eine Transformation aus, oder verändert das Unternehmen sein Geschäftsmodell, hat dies immer auch steuerliche Auswirkungen, die es zu beachten gilt. Zum anderen beobachten wir außerdem eine Verstärkung der Expertise seitens der Behörden.
"Stets „up to date“ zu sein, laufend Prozesse anzupassen und die eigene Compliance im Blick zu behalten, um den stetig wachsenden Anforderungen gerecht zu werden, stellt dabei eine echte Herausforderung dar."
Verstärkter Einsatz von Fachprüfer:innen, gezielter Einsatz von Bundesprüfer:innen
In den Betriebsprüfungen der Länder waren 2022 bundesweit 12.949 Prüfer:innen tätig.4 Unsere Studie legt dabei nahe, dass im Rahmen von Betriebsprüfungen mehrheitlich Fachprüfer:innen (54 %) eingebunden wurden. In Unternehmen der Jahresumsatzgröße von 1 Milliarde Euro und mehr sind dagegen in jeder vierten Prüfung sowohl Fach- als auch Bundesprüfer:innen eingebunden.
Erwähnenswert ist zudem, dass sich mit Blick auf die Erstauflage dieser Studie aus dem Jahr 2015 ein deutlicher Wandel beim Einsatz von Fach- bzw. Bundesbetriebsprüfer:innen beobachten lässt. Sowohl der parallele Einsatz beider Prüfer:innen als auch der Einsatz von lediglich einem/r Bundesbetriebsprüfer:in bzw. gar keines/r Prüfer:in hat im Laufe der vergangenen neun Jahre deutlich abgenommen.
Dagegen hat der Einsatz von Fachprüfer:innen seit 2015 stark zugenommen, um insgesamt 32 Prozentpunkte.
Lessons learned: Folgewirkungen von Betriebsprüfungen
Etwa jedes zweite Unternehmen (52 %) verarbeitet Folgewirkungen nach einer abgeschlossenen Betriebsprüfung in geänderten Steuererklärungen. Gleichzeitig ist zu beobachten, dass der Anteil der Unternehmen zunimmt, die die Verarbeitung von Folgewirkungen der nächsten Betriebsprüfung überlassen. Waren das für die Prüfungszeiträume 2019 bis 2021 noch 18 %, hat sich der Wert für Betriebsprüfungen, die 2022/23 endeten, mehr als verdoppelt, auf 46 %.
Digitale Tools in der Betriebsprüfung
Dank digitaler Tools lässt sich für den Fall einer Betriebsprüfung gut vorsorgen und das laufende Verfahren transparent sowie effizient managen. Allerdings zeigt unsere Studie, dass lediglich knapp ein Drittel aller Unternehmen (27 %) digitale Tools zur Organisation und Abwicklung des gesamten Prüfverfahrens im Einsatz hat – Unternehmen der Jahresumsatzklasse ab 500 Millionen und ab 1 Milliarde häufiger als kleinere Unternehmen. Und immerhin vier von zehn befragten Unternehmen (44 %) haben zur Organisation und Abwicklung der Betriebsprüfung derzeit noch gar keine digitalen Tools im Einsatz – und das überraschend ausgewogen über alle Umsatzgrößenklassen hinweg: Zwar gaben insbesondere kleinere Unternehmen mit einer Umsatzgrößenklasse von weniger als 100 Millionen Euro (48 %) bzw. 100 bis 500 Millionen Euro Umsatz (50 %) an, noch keine digitalen Tools im Einsatz zu haben. Dasselbe gab jedoch auch immerhin noch ein starkes Drittel (30 %) der umsatzstarken Konzerne der Größenklasse 1 Milliarde Euro Umsatz und mehr an.
Dennoch besteht ein klarer Trend zur Digitalisierung. Digitale Tools kamen sowohl für Teilbereiche als auch für die gesamte Betriebsprüfung häufiger zum Tragen, wenn das letzte geprüfte Jahr 2022 oder 2023 war (in 37 % bzw. 32 % der Unternehmen). Je weiter das Ende der letzten Betriebsprüfung zurücklag, umso seltener erfolgte der Einsatz dieser Tools.
Dementsprechend hat der Anteil der Unternehmen, die während ihrer Betriebsprüfung gar keine digitalen Tools einsetzen, in den vergangenen Jahren stark abgenommen: Waren es in Prüfungen, die vor 2019 endeten, mit 64 % noch ein Großteil der Unternehmen, so hat sich dieser Wert halbiert: Bei Prüfungen, die 2022/23 endeten, verzichteten nur noch rund ein Drittel (29 %) auf den Einsatz digitaler Tools. Wir gehen davon aus, dass dieser Wert weiter abnehmen wird – und können dies mit Daten belegen, wie unser Ausblick in die Zukunft zeigt.
Zukunftsperspektive
Welche Maßnahmen planen Unternehmen, um Abläufe bei Betriebsprüfungen künftig zu verbessern?
Rund die Hälfte der Unternehmen (49 %) will verstärkt auf Technologien setzen.
Man könnte sagen, es ist das Ergebnis bei der Frage nach künftigen Maßnahmen, denn der verstärkte Technologieeinsatz steht unangefochten auf Platz 1 der Antworten. Weit abgeschlagen auf Platz 2 findet man die Maßnahme „Einholung verbindlicher Einkünfte” (sog. Rulings): Das nehmen sich lediglich 21 % der Unternehmen vor, um Abläufe bei der nächsten Betriebsprüfung zu verbessern. Mit erhöhtem Personaleinsatz planen dagegen die wenigsten (15 %), ebenso mit einer Beantragung von Vorabverständigungsverfahren (APA) (8 %).
Abb. 6 Zukunftsperspektive - Geplante Maßnahmen im Unternehmen, um die Abläufe bei Betriebsprüfungen künftig zu verbessern
Mehrfachnennungen waren möglich
Diese Ergebnisse verwundern nicht, auch vor dem Hintergrund der zunehmenden Digitalisierung der Finanzverwaltung. So können zunehmend Schnittstellen für die Datenübertragung zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung zum Einsatz kommen, was einen Effizienzgewinn und verbesserte Kommunikation auf beiden Seiten bedeutet. Damit Unternehmen von diesen Möglichkeiten profitieren können, ist es notwendig, die betriebliche IT rechtzeitig und vorab entsprechend anzupassen.
Tax Compliance Management Systeme
Unabhängig von Betriebsprüfungen und zahlreichen speziell dafür entwickelten digitalen Tools stellen Tax Compliance Management Systeme (CMS) ein effektives und grundsätzliches Managementtool in der Steuerfunktion dar. Die digitalen innerbetrieblichen Kontrollsysteme können aber auch in einer Betriebsprüfung helfen, Steuerstrafverfahren zu vermeiden. Und seit kurzer Zeit können Unternehmen, die über ein wirksames Tax CMS verfügen, sogar mit Erleichterungen bei der Betriebsprüfung rechnen: Auf Antrag können ihnen bei einer anstehenden Prüfung Beschränkungen der Ermittlungsmaßnahmen durch die Finanzverwaltung zugesagt werden. So können konsequent Prüfungsschwerpunkte gebildet werden, Sachverhalte mit niedrigem steuerlichem Risiko von der Prüfung ausgeschlossen werden und insgesamt ein effizienter Prüfungsprozess langfristig und nachhaltig vorbereitet werden.
Umso bemerkenswerter ist, dass Steuerfunktionen hier erheblichen Nachholbedarf haben: 61 % der von uns befragten Unternehmen gaben an, kein Tax CMS im Einsatz zu haben. Insbesondere kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 100 Millionen Euro nutzen keine Tax CMS (77 %). Die häufigste Verbreitung finden Tax CMS offenbar in großen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 1 Milliarde Euro und mehr: Hier liegt der Anteil der Verbreitung zertifizierter Systeme bei 37 %.
Abb. 7 Einsatz von Tax Compliance Management System
Nur 17 % der befragten Unternehmen gaben an, zertifizierte Tax CMS im Einsatz zu haben. Beinahe genauso viele (16 %) gaben an, Systeme ohne Zertifizierung zu nutzen. Dazu passen unsere Beobachtungen aus der Praxis, dass viele Steuerabteilungen noch mit selbstgestalteten Excel-Tabellen und Dashboards arbeiten. Das birgt jedoch ein gewisses Fehlerpotential und mit Blick auf Betriebsprüfungen ein nicht unerhebliches Risiko.
Zudem nimmt auch das Thema Prozessdokumentation angesichts steigender Compliance-Anforderungen und fortschreitender Digitalisierung eine zunehmend wichtige Rolle ein. Sie ist mit den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) in Einklang zu bringen, die gewissermaßen als „Schutzschild“ in der Betriebsprüfung fungieren und darüber hinaus weiteren Nutzen in Sachen Effizienz und Rechtssicherheit generieren kann.
Next steps für Tax Leader
Auf die richtige Steuerstrategie kommt es an. Ein klares Target Operating Model, eine definierte Roadmap für das Compliance Management sowie ein Steuer-Reporting über alle Steuern und Länder hinweg sollten auf der Agenda jeder Steuerfunktion stehen. In Anbetracht der Komplexität und der wachsenden Anforderungen an die Compliance, die auf Unternehmen zukommen, gibt es nicht „den einen“ Ansatz, der für alle Unternehmen passt. Entscheidend ist die richtige Steuerstrategie für Ihr Unternehmen.
Prozesse optimieren. Wie sehen Prozesse in Ihrer Steuerfunktion aktuell aus? An welchen Stellschrauben können Sie noch drehen? Um optimal auf eine Betriebsprüfung vorbereitet zu sein, ist es entscheidend, damit anzufangen, Ressourcen, Prozesse und Ergebnisse Ihrer Steuerfunktion effizient und transparent aufzustellen und proaktiv zu gestalten. Dabei ist es besonders wichtig, einen kontrollierten und zentralen Regelprozess zu etablieren, der nicht zuletzt die Schaffung eines einheitlichen Datensatzes ermöglicht. Die Betriebsprüfung kann dabei ein Startpunkt sein, um übergreifend Prozesse im gesamthaften Sinne einer Tax Compliance zu optimieren.
Digitalisieren und Automatisieren: Tax Compliance Management Systeme. Um „tech-powered“, also technologiebasierte Unterstützung kommen Steuerfunktionen in der Zukunft nicht herum. Gerade mit Blick auf die zunehmende Komplexität in der Betriebsprüfung, beispielsweise durch neue Prüfpunkte auf Basis von Pillar II, ist es essentiell, ein ganzheitliches Tax Compliance Management System aufzusetzen, welches einen 360 Grad Überblick über sämtliche Daten und transparente Dokumentation bietet. Welche Technologie die richtige ist, ist dabei ganz individuell. Unsere Steuer-Expert:innen beraten Sie gerne.
4 Quelle
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